Dokumentaatio

Vapaa-ajan alueista kertyy monia dokumentteja, joiden säilyttämiselle on hyvät syyt. Heti alussa arkistoidaan aluesuunnitelma, välineiden mukana toimitetut asennusohjeet, huolto-ohjeet, takuuehdot ja käyttöönottotarkastuksen pöytäkirja. Lisäksi arkistoidaan ajan kuluessa henkilövahinkoraportit, vuositarkastusraportit sekä toiminnallisen ja silmämääräisen tarkastuksen lokit.

Erillinen turvallisuusasiakirja auttaa turvallisuuden hallinnoinnin organisoimisessa. Turvallisuusasiakirja sisältää seuraavat tiedot:

  • Palvelun tarjoajan eli alueen omistajan tiedot
  • Vastuullisten henkilöiden tiedot
  • Rekisteri palveluun kuuluvista vapaa-ajan alueista
  • Aluekohtaisesti erityiset vaarat, esimerkiksi läheinen tie, vesistö, jyrkänne
  • Riskiarvio havaituista vaaroista sekä miten em. vaaroja voidaan heti tai tarvittaessa rajoittaa
  • Selvitys henkilökunnan pätevyyden ylläpidosta
  • Tarkastus ja huoltosuunnitelma
  • Tieto missä leikkikenttää koskevaa dokumentaatiota säilytetään
  • Kuvaus onnettomuustilanteessa toimimisesta; kuka kirjaa vahingon ja päättää vaaditaanko toimenpiteitä; mitkä vahingot ilmoitetaan viranomaiselle.
  • Kuka vastaa turvallisuusasiakirjan ylläpidosta

Tätä aihetta on tarkasteltu Safe to Play -kirjan luvussa 2.3 Dokumentaatio.