Käyttääkö teidän organisaationne oikeita työkaluja?

Julkaistu kirjoittanut Esa Junttila

Suomessa on Nokian jälkihehkussa kehitetty hyviä ohjelmistoja. Meillä on Euroopan mittakaavassa keskivertoa kalliimpi työvoima ja todella lyhyt sesonki. Siksi ohjelmisto, joka tehostaa toimintaa, on tervetullut.

Keväästä 2022 lähtien Safe to Play on ottanut käyttöön Management ohjelmiston noin 30 organisaatiolle. Ehkä yleisin myyjien kuulema kommentti on, että ”Meillä on jo ohjelmisto abc”. Usein kyseessä on yksinkertainen omaisuusrekisteri. Joillakin taas on käytössä ohjelmisto, joka ei ole ylläpito-ohjelmisto.

Tässä artikkelissa valotetaan kolmen pääohjelmistotyypin eroja, sillä kaikkia tarvitaan!

1/3 Suunnitteluohjelmisto

Suunnitteluohjelmistoa käytetään rakennusprojektin alussa mm. asemakaavojen ja layoutien luomiseen samalla määrittäen tuotetiedot eli ns. tietomallin. Nämä ohjelmistot ne tarjoavat työkaluja pohjakuvien, detaljien sekä ja visuaalisten mallien tekemiseen.

2/3 Rakennusprojektin ohjelmisto

Rakennusohjelmistoja käytetään projektin hallintaan rakennusvaiheessa. Ohjelmisto auttaa hankinnassa, sekä seuraamaan projektin aikataulua, resursseja ja budjettia. Näitä sovelluksia käyttävät mm. projektipäälliköt, rakennusurakoitsijat ja työmaajohtajat.

3/3 Ylläpito-ohjelmisto

Ylläpito-ohjelmisto keskittyy jo rakennetun alueen jatkuvaan hallintaan ja ylläpitoon. Se auttaa optimoimaan kunnossapitotyöt, tarkastukset ja resurssienhallinnan.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat mm. vikailmoitukset, korjaustarpeet, huolto-ohjeet, aikataulutetut tehtävät seurantoineen ja työhistoria. Näitä ohjelmistoja käyttävät alueiden omistajille työskentelevät tarkastajat ja kunnossapitäjät; yleensä haastavissa kenttäolosuhteissa!

Miksi erityinen ylläpito-ohjelmisto?

Ylläpito ajallisesti erittäin pitkäjänteistä ja hallinnallisesti se on paljon rakentamista vaativampaa.

Ylläpito kohdistuu samaan aikaan suureen määrään kohteita, kun taas rakentaminen saa keskittyä vain yhteen kohteeseen kerrallaan.

Tarkastusmerkintöjen, riskien ja korjaustarpeiden seuraaminen ja priorisointi työlistoille on merkittävästi haastavampi tehtävä kuin suoraviivaisen rakennusprojektin veto.

Muun maussa näistä syistä ylläpito-organisaatio ansaitsee nimenomaan ylläpitoon tarkoitettun järjestelmän. Sellainen on Safe to Play Management!

Huolto- ja tarkastusohjelman ABC

Julkaistu kirjoittanut Esa Junttila

Yksi organisaation perustyökalu on vuosikello, jossa on oleelliset, vuosittaiset työt. Samankaltainen vuosikello toimii myös ulkovapaa-ajanalueiden huolto- ja tarkastusohjelmana.

EN 1176-7 standardi esittää, että leikkialueille tehtäisiin kolmen eri tason tarkastuksia. EN 1176-1 puolestaan esittää tarkastustiheydet.

  • Vuositarkastus alueen yleisen riskitason ja kunnon selvittämiseksi.
  • Toimintatarkastuksia ja rutiinihuoltoja 1 – 3 kk välein alueen toiminnan ylläpitämiseksi.
  • Silmämääräisiä tarkastuksia ja rutiinihuoltoja rikkinäisten rakenteiden havaitsemiseksi tiheimmillään jopa päivittäin.

Todellisuudessa vain harva alue on ympäri vuoden niin kovalla käytöllä, että tarkastuksia tarvittaisiin enempää kuin muutama per alue. Huoltosuunnitelman teko sopivassa laajuudessa on alueen turvallisuudesta vastaavan henkilön vastuu ja oikeus. Hän päättää, kuinka paljon minkäkin tason tarkastuksia tarvitaan.

Tyypillisen vapaa-ajanalueen huoltosuunnitelma voisi olla seuraava:

  • Silmämääräinen tarkastus helmikuussa.
  • Vuositarkastus toukokuussa.
  • Toimintatarkastus ja rutiinihuolto kesäkuussa, elokuussa ja lokakuussa.
  • Silmämääräinen tarkastus joulukuussa.

Safe to Play Management

Safe to Play Management ohjelmisto on suunniteltu ulkovapaa-ajanalueiden ylläpidon organisointiin. Aluereksiteri paikkatietoineen ja huoltosuunnitelma ovat järjestelmän ydin yhdessä korjaustoimenpiteiden hallinnan kanssa.

Huoltosuunnitelmapohjia voi luoda vapaasti tarpeen mukaan. Kullekin toimenpiteelle on nimenomainen päivämäärä sekä toleranssiarvo, joka määrittää sen, kuinka kauan ennen toimenpidepäivämäärää tehtävä näkyy työlistalla ja myös, kuinka monta päivää toimenpidepäivämäärän jälkeen tehtävä muuttuu punaiseksi; siis hertaa, että tehtävä on myöhässä.

Nyt heinäkuussa 2022, Management järjestelmään on toteutettu uusi toiminnallisuus: OFFSET.

Offset arvolla on helppo siirtää huoltosuunnitelman tehtäviä tietyn verran eteenpäin. Nimittäin, jos sama huoltosuunnitelma on määrätty vaikka 60 alueelle, ne kaikki avautuvat työlistalle yhtä aikaa. Offset arvolla tehtävien aktivoitumista voi porrastaa. Jos asettaa 20 alueelle offset arvoksi 7 päivää ja 20 alueelle, 14 päivää, niin kuudenkymmenen tehtävän avautuminen työlistalle porrastuu kolmen viikon ajalle.

Tarkastusten ja huollon merkitys

Huollon merkitys on helppo ymmärtää. Alue pysyy käyttökelpoisena, siistinä ja kestää pidempään.

Tarkastuksen yksi tarkoitus on kerätä tietoa alueen riskeistä. Jos tarkastaja osaa tehdä riskinarvioinnin, tämä tieto auttaa hallinnoijaa päättämään, mitkä puutteet korjataan nopeasti, mitkä vähän myöhemmin ja mitä ei lainkaan.

Hyvin toteutettu ja optimoitu huolto- ja tarkastussunniotelma vähentää hallinnoijan työn stressaavuutta, pitää alueet paremmassa kunnossa ja säästää organisaation rahaa.